Do Papel para o Digital: Como Migrar seu Controle de Ponto em 3 Passos (Sem Parar sua Empresa)

O ponto que está custando caro — e você talvez não saiba

Planilha do Excel travada. Funcionário alegando 3 horas extras por dia que você não tem como provar. Relatório de fechamento que come uma semana inteira do seu DP. Fiscalização do MTE batendo à porta pedindo AFD e AEJ — arquivos que seu sistema atual simplesmente não gera.

Se algum desses cenários parece familiar, você está pagando um custo real por continuar com um controle de ponto inadequado. E esse custo vai além da perda de produtividade.

Pelo lado jurídico: A Súmula 338 do TST estabelece que, se sua empresa não apresenta registros de ponto confiáveis, a jornada alegada pelo funcionário na Justiça tem presunção de veracidade. Um único processo trabalhista com horas extras presumidas pode custar entre R$ 50.000 e R$ 200.000. Com 10 funcionários reclamando simultaneamente, o passivo ultrapassa R$ 1 milhão.

Pelo lado fiscal: A Portaria MTP nº 671/2021 define exatamente como o ponto eletrônico deve funcionar no Brasil. Empresas fora do padrão estão expostas a multas de até 3.782,85 UFIR por infração (conforme Portaria MTE nº 1.131/2025), dobradas em caso de reincidência.

A boa notícia: migrar para um sistema digital moderno não requer parar a empresa, contratar técnicos nem assinar contratos de fidelidade. Leva literalmente 5 minutos para começar.

Neste guia, você vai entender exatamente como fazer essa transição — sem resistência da equipe, sem perder histórico e garantindo conformidade legal desde o primeiro dia.

Por que empresas ainda resistem à migração?

Antes de entrar no passo a passo, vale entender os três mitos que travam mais empresas:

Mito 1: "Meu sistema antigo funciona, não preciso mudar"

O critério não é se o sistema "funciona" no sentido operacional. O critério é se ele gera os arquivos fiscais exigidos pela Portaria 671/2021:

AFD (Arquivo Fonte de Dados) — Registro bruto e imutável de todas as marcações, com NSR sequencial, codificação ISO 8859-1, CRC-16 KERMIT e assinatura digital CAdES (.p7s)
AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) — Jornada processada com tratamentos, abonos, banco de horas e referência ao NSR original, também com assinatura CAdES
Espelho de Ponto — Relatório individual com marcações originais e tratadas, acessível ao colaborador no mínimo uma vez por mês

Se seu sistema atual não gera esses três arquivos nos formatos exatos, ele está fora da lei — independente de quantos anos você o usa.

Mito 2: "Vou ter resistência da equipe"

A resistência acontece quando a mudança piora a vida das pessoas. Um sistema bem escolhido melhora a vida de todos: o colaborador vê seu saldo de banco de horas em tempo real, solicita ajustes pelo celular sem precisar ir ao RH, e tem acesso ao espelho de ponto a qualquer momento. O gestor fecha a folha em minutos em vez de dias. A resistência diminui quando as pessoas entendem o que ganham.

Mito 3: "Vou perder o histórico de ponto"

Não precisa. Sistemas digitais modernos permitem importar o AFD de relógios físicos (REP-C) com validação automática. O histórico anterior pode ser integrado antes de desativar o sistema antigo.

O que a lei realmente exige (resumo executivo)

A Portaria MTP nº 671/2021 define três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (SREP) reconhecidos legalmente:

Tipo	O que é	Exige acordo coletivo?	Precisa de hardware?
REP-C	Relógio físico homologado pelo INMETRO	Não	Sim (R$ 1.500–5.000)
REP-A	Sistema alternativo (software ou hardware não-convencional)	Sim, obrigatório	Variável
REP-P	Software em nuvem com registro no INPI	Não	Não

Para a grande maioria das PMEs, o REP-P é a escolha óbvia: sem investimento em hardware, sem burocracia de acordo coletivo, funcionando em qualquer dispositivo, para qualquer tipo de equipe (presencial, remota ou híbrida).

A CLT, Art. 74, § 2º, atualizado pela Lei 13.874/2019, obriga o controle de jornada para empresas com mais de 20 funcionários. Mas a Súmula 338, I do TST cria risco jurídico a partir de 10 empregados. Na prática, se sua empresa tem 10 ou mais pessoas, controle de ponto é proteção jurídica essencial.

Passo 1: Diagnostique seu sistema atual

Antes de migrar, você precisa entender exatamente o que tem hoje. Esse diagnóstico toma no máximo uma tarde e pode poupar dores de cabeça na transição.

1.1 Identifique o tipo do seu sistema atual

Faça as perguntas abaixo:

Se você usa relógio físico na parede:

Ele tem certificado do INMETRO? (Necessário para ser REP-C válido)
Você consegue extrair o AFD pela porta USB?
O AFD gerado tem NSR sequencial e assinatura CAdES (.p7s)?
Ele atende equipes externas ou home office? (Resposta: não)

Se você usa planilha ou sistema simples:

Ele gera AFD no formato do Anexo V da Portaria 671?
Ele gera AEJ no formato do Anexo VI?
Os arquivos têm assinatura digital CAdES?
Ele emite comprovante PDF com assinatura PAdES após cada marcação?

Se você não usa nada:

Sua empresa tem mais de 20 funcionários? → Obrigação legal
Tem entre 10 e 20? → Risco jurídico elevado

1.2 Mapeie os pontos de dor atuais

Documente esses problemas antes de escolher o novo sistema. Eles vão guiar sua avaliação:

Quantas horas por semana o DP gasta em ajustes manuais?
Com que frequência surgem divergências de marcação?
Você tem funcionários externos, remotos ou em home office?
Seu sistema atual permite que o colaborador altere registros? (Se sim, ele é ilegal — Art. 74, § 5º da CLT)
O fechamento de folha leva mais de um dia?
Você já recebeu questionamentos trabalhistas sobre horas extras?

1.3 Verifique o histórico que precisa ser migrado

Antes de desativar o sistema atual:

Quantos meses de histórico precisam ser preservados? (A lei exige retenção de 5 anos)
Esse histórico está em AFD extraível?
Há documentos físicos que precisam ser digitalizados?

Passo 2: Escolha o sistema certo (e entenda por que REP-P é a resposta para PMEs)

Após o diagnóstico, você tem clareza sobre o que precisa. Na hora de avaliar fornecedores, use este checklist:

Conformidade legal (não negociável)

O sistema tem registro no INPI? (Obrigatório para REP-P — Art. 91 da Portaria 671)
Gera AFD com NSR sequencial, CRC-16 KERMIT, SHA-256 e assinatura CAdES (.p7s)?
Gera AEJ no formato do Anexo VI com assinatura CAdES?
Emite comprovante PDF com assinatura PAdES após cada marcação?
Mantém os dados por no mínimo 5 anos com retenção legal?
Tem Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade disponíveis para fiscalização?

Se o fornecedor não consegue responder "sim" a todos esses itens, descarte-o imediatamente. Um sistema de ponto que não gera AFD/AEJ conformes não tem valor jurídico — e você continuará exposto às mesmas multas.

Funcionalidades que fazem diferença na prática

Funciona em celular, tablet e computador — sem hardware dedicado?
Tem modo offline com sincronização automática quando a internet retornar?
Inclui reconhecimento facial antifraude?
Permite geolocalização com cerca virtual configurável?
Tem portal do colaborador para consulta e solicitação de ajustes?
Implementa as 11 validações obrigatórias da CLT no backend (não apenas no app)?
Suporta múltiplas empresas com isolamento total de dados?

Por que as 11 validações no backend são críticas

Um detalhe que poucos gestores observam: as validações de marcação devem acontecer no servidor, não apenas no aplicativo. Isso significa que mesmo que alguém tente contornar o app, o backend rejeita a marcação irregular.

As 11 validações obrigatórias que qualquer sistema REP-P deve implementar:

Colaborador autenticado e ativo no estabelecimento
Sequência cronológica (entrada → intervalo → saída)
Intervalo mínimo de 1 minuto e máximo de 20 horas entre marcações
Sem marcações com data futura
Sem duplicação de registros no mesmo minuto
Tolerância de 10 minutos por dia (Art. 58, § 1º da CLT)
Alertas automáticos para feriados e DSR (adicional de 100%)
Limite de 2 horas extras por dia (Art. 59 da CLT)
Intervalo intrajornada: 1h para jornadas acima de 6h; 15min para jornadas de 4h a 6h (Art. 71)
Intervalo interjornada mínimo de 11 horas entre jornadas (Art. 66)
Registro de geolocalização em cada marcação

Passo 3: Execute a migração (sem parar a operação)

Com o sistema escolhido, a migração em si é mais simples do que parece. O segredo está em fazer em paralelo antes de desligar o antigo.

3.1 Configure o novo sistema antes de comunicar à equipe

Antes de qualquer treinamento ou comunicação, deixe o sistema pronto:

Cadastros básicos:

Dados da empresa (CNPJ, razão social, endereço, responsável legal)
Jornadas de trabalho (crie os modelos que serão usados: integral 44h, parcial 30h, 12x36, etc.)
Colaboradores (nome, CPF, PIS, data de admissão, jornada atribuída)
Feriados municipais específicos da sua cidade

Dispositivos:

Crie os "relógios digitais" para cada ponto de marcação (escritório, galpão, campo)
Configure a cerca virtual com o raio de geofencing adequado
Gere os códigos de ativação para cada dispositivo

Reconhecimento facial:
Dois caminhos possíveis:

O RH cadastra cada colaborador usando a webcam do computador
Ou, mais prático: envie o link de cadastro pelo WhatsApp — o colaborador posiciona o rosto, aceita o termo de consentimento LGPD e o cadastro está feito em menos de 2 minutos, sem precisar ir ao RH

3.2 Migre o histórico (se necessário)

Se você usa relógio físico (REP-C), exporte o AFD pela porta USB antes de desativá-lo. Sistemas modernos aceitam a importação do AFD com validação automática, permitindo que o histórico anterior integre o novo sistema.

Para histórico em planilhas: transcrever manualmente não é obrigatório do ponto de vista legal. O que importa é que o novo sistema esteja operacional e gerando AFD/AEJ conformes a partir da data de ativação. O histórico anterior pode ser mantido em arquivo separado para os 5 anos de retenção exigidos.

3.3 Rode os dois sistemas em paralelo por 5 a 10 dias úteis

Este é o passo que mais empresas pulam — e que mais gera problemas depois.

Durante o período de paralelo:

Colaboradores batem ponto nos dois sistemas
Você compara as marcações diariamente para validar consistência
Identifica e corrige eventuais problemas de configuração (colaborador sem vinculação ao relógio, fuso horário incorreto, cerca virtual mal configurada)
Treina a equipe com sistema real, não em ambiente de teste

Só desligue o sistema antigo quando o período de paralelo não apresentar divergências por pelo menos 3 dias consecutivos.

3.4 Comunique e treine a equipe

A comunicação deve responder três perguntas que todos vão ter:

1. Por que estamos mudando?
Seja direto: o sistema anterior não gera os documentos exigidos pela lei, e o novo protege a empresa e os funcionários em caso de fiscalização ou processo trabalhista.

2. O que muda para mim?
Para o colaborador: agora ele bate ponto pelo celular, vê o saldo de banco de horas em tempo real, e pode solicitar ajustes sem precisar ir ao RH.

3. O que faço se tiver problema?
Designe um responsável interno para os primeiros 30 dias. Ele resolve dúvidas rápidas e evita que pequenas dificuldades gerem resistência.

O treinamento pode ser em grupo e leva cerca de 30 minutos. O foco deve ser nas situações do dia a dia: como marcar ponto pelo celular, o que fazer se esquecer de marcar, como consultar o espelho de ponto, como solicitar um ajuste.

Como a UsePonto resolve cada etapa da migração

A UsePonto é um sistema REP-P com registro no INPI, em conformidade com a Portaria 671/2021 e suas atualizações (Portarias 1.486/2022, 3.717/2022, 4.198/2022 e 2.420/2023). Veja como cada ponto desta migração é tratado:

Conformidade legal automática

Exigência da Portaria 671	Como a UsePonto resolve
AFD com CRC-16 KERMIT + SHA-256	Geração automática com hash encadeado e assinatura CAdES (.p7s)
AEJ com todos os tipos de registro	Gerado automaticamente pelo PTRP integrado, com rastreabilidade completa
Comprovante após cada marcação	PDF com assinatura eletrônica PAdES gerado automaticamente
Espelho de Ponto com marcações originais e tratadas	PDF profissional em A4 com cálculos detalhados e referências legais
NSR sequencial por estabelecimento	Controle automático, isolado por empresa
Retenção de 5 anos	Dados armazenados com backup automático e logs de auditoria

11 validações implementadas no servidor

Todas as 11 validações obrigatórias são executadas no backend — não apenas no aplicativo. Isso garante que nenhuma marcação irregular passe, independente de como ela foi feita.

Importação de AFD de relógios físicos

Se você usa REP-C hoje, a UsePonto aceita importação do AFD extraído pela porta USB do relógio. O processo inclui validação automática, opção de dry-run para verificação prévia e acompanhamento de progresso em tempo real. Seu histórico não vai se perder.

Onboarding guiado em 9 passos

Ao criar a conta, um checklist interativo guia a configuração completa:

Configurar dados da empresa
Criar jornada de trabalho
Cadastrar colaboradores
Cadastrar reconhecimento facial
Criar relógio digital
Vincular colaboradores ao relógio
Ativar o relógio
Fazer a primeira marcação de ponto
Assinar um plano

Em média, empresas concluem o onboarding em 5 a 10 minutos para equipes de até 20 pessoas.

Reconhecimento facial antifraude

Chega de "ponto amigo". A UsePonto usa inteligência artificial com modelo MobileFaceNet (512 dimensões de embedding) para identificar o colaborador em menos de 2 segundos:

Detecção facial com modelo SCRFD
Similaridade por cosseno com threshold de alta precisão
Validação de qualidade da imagem em tempo real (enquadramento, iluminação, desfoque)
Cadastro pelo WhatsApp — o colaborador faz o próprio cadastro em menos de 2 minutos

Portal do colaborador — "Meu Ponto"

O colaborador acessa pelo celular:

Dashboard com estatísticas da jornada
Espelho de ponto mensal
Saldo de banco de horas em tempo real
Solicitação de ajustes com justificativa e acompanhamento do status
Histórico de aprovações e rejeições

Tratamento de ponto com rastreabilidade legal

Toda marcação tem dois estados: original (no AFD, imutável) e tratado (no AEJ, com ajustes rastreados). Os ajustes disponíveis incluem:

Tipo de ajuste	Quando usar
Adicionar entrada	Colaborador esqueceu de bater a entrada
Adicionar saída	Colaborador esqueceu de bater a saída
Adicionar início de intervalo	Esqueceu de bater o início do almoço
Adicionar fim de intervalo	Esqueceu de bater o fim do almoço
Desconsiderar marcação	Marcação incorreta (remove do cálculo sem alterar o AFD)
Abono de atraso	Perdoar atraso com justificativa
Abono de falta	Abonar ausência com base legal
Abono parcial	Abonar parte do dia por período

Todos os ajustes exigem justificativa mínima e ficam registrados no AEJ. O fluxo pode ser iniciado pelo RH ou pelo próprio colaborador, com aprovação do gestor.

16 classificações de ausência da CLT

A UsePonto suporta as 16 classificações de ausência previstas na CLT (Art. 473), com base legal, impacto no DSR, impacto no salário e documentação necessária exibidos automaticamente para cada tipo.

O que muda no dia 1

Veja o contraste entre antes e depois da migração:

Antes: o custo real do sistema inadequado

Situação	Custo
Fechamento de folha	3 a 5 dias de trabalho do DP
Marcação inválida contestada	Horas de investigação manual
Fiscalização do MTE	Impossível gerar AFD/AEJ conformes
Processo trabalhista	Sem como provar jornada — passivo aberto
Equipe externa	Sem controle
Fraude ("ponto amigo")	Impossível detectar sem biometria

Depois: o que você ganha com REP-P

Situação	Como fica
Fechamento de folha	10 a 30 minutos — relatórios automáticos
Marcação divergente	Sistema alerta automaticamente, ajuste em 2 cliques
Fiscalização do MTE	AFD e AEJ gerados em segundos, com assinatura CAdES
Processo trabalhista	Registros imutáveis com assinatura digital — defesa sólida
Equipe externa	App no celular com geolocalização e cerca virtual
Fraude	Reconhecimento facial com IA — sem brechas

Perguntas frequentes sobre a migração

"Preciso desativar o relógio físico imediatamente?"
Não. Você pode rodar os dois sistemas em paralelo durante o período de transição. Só desative o relógio físico quando o sistema digital estiver funcionando sem erros por pelo menos uma semana.

"O que acontece com o histórico de 3 anos no meu relógio físico?"
O AFD pode ser importado diretamente na UsePonto, com validação automática. Seu histórico é preservado.

"Meus colaboradores resistem a tecnologia nova — o que faço?"
O maior gerador de resistência é a falta de clareza sobre o que muda. Quando o colaborador entende que agora ele vê o saldo de banco de horas pelo celular sem precisar perguntar ao RH, a resistência cai rapidamente. O processo de cadastro facial via WhatsApp também é intuitivo — a maioria finaliza sem precisar de ajuda.

"Funciona para equipe em área sem internet?"
Sim. A UsePonto usa tecnologia MQTT com Store-and-Forward: a marcação é registrada localmente no dispositivo e sincronizada automaticamente quando a conexão retornar. Nenhum registro é perdido.

"Como o Auditor-Fiscal recebe os arquivos?"
A Portaria 671/2021 (Art. 85) exige que o empregador entregue os arquivos em até 2 dias úteis após a solicitação. Com a UsePonto, AFD e AEJ são gerados instantaneamente, nos formatos exatos exigidos, com assinaturas digitais CAdES prontas para entrega.

"Quanto tempo leva para configurar tudo?"
Para uma empresa com até 20 colaboradores: de 10 a 30 minutos. O sistema tem onboarding guiado em 9 passos. O cadastro facial pode ser feito pelos próprios colaboradores via WhatsApp, sem precisar agendar horário com o RH.

"Preciso de técnico para instalar?"
Não. É 100% em nuvem. Não há instalação, não há hardware para configurar, não há técnico para chamar.

Checklist de migração: use antes de desligar o sistema antigo

Preparação:

Diagnóstico do sistema atual realizado (tipo de REP, arquivos que gera, pontos de dor)
Histórico de AFD extraído e salvo (se usando REP-C)
Novo sistema avaliado com checklist de conformidade legal

Configuração inicial:

Dados da empresa cadastrados (CNPJ, responsável legal, tipo de REP)
Jornadas de trabalho criadas
Todos os colaboradores cadastrados com CPF e PIS validados
Relógios digitais criados e configurados
Cerca virtual definida para cada dispositivo
Feriados municipais cadastrados

Reconhecimento facial:

Todos os colaboradores com facial cadastrado (pelo RH ou via link WhatsApp)
Qualidade das imagens validada pelo sistema

Testes:

Período de paralelo de pelo menos 5 dias úteis realizado
Marcações comparadas entre sistema antigo e novo sem divergências
AFD e AEJ gerados e verificados no formato correto
Comprovante PDF testado após marcação

Equipe:

Treinamento realizado (30 minutos, foco nas situações do dia a dia)
Responsável interno designado para os primeiros 30 dias
Portal do colaborador apresentado à equipe

Migração:

Sistema antigo desativado após 3 dias consecutivos sem divergências
Histórico importado ou arquivado para retenção de 5 anos
Primeiro AFD completo do novo sistema gerado e arquivado

Migre com segurança — comece hoje

A migração para o controle de ponto digital não é mais uma questão de conveniência. É uma obrigação legal que protege sua empresa de multas, passivos trabalhistas e autuações fiscais.

O REP-P — especialmente quando é a UsePonto — elimina todos os obstáculos: sem hardware, sem acordo coletivo, sem instalação, sem técnico. Funciona pelo celular que seus colaboradores já têm, com o tablet que já está na recepção ou com o computador que já está na mesa do RH.

E para quem vem de um relógio físico: o histórico não se perde. A importação de AFD garante continuidade legal desde o primeiro dia.

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Referências legais

Artigo elaborado com base em legislação oficial (gov.br, planalto.gov.br, tst.jus.br) e funcionalidades reais da plataforma UsePonto. Informações legais são de caráter informativo e não substituem consultoria jurídica especializada.